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HRS dá dicas para ajudar gestores de viagens corporativas

As viagens corporativas movimentam bilhões de reais ao ano no turismo nacional. Para facilitar os processos desse tipo de atividade, a HRS, empresa especializada em soluções para reservas hoteleiras em viagens corporativas, dá algumas dicas para os viajantes auxiliarem os gestores de viagens.

“São os gestores que se preocupam com o bem-estar e a segurança, aperfeiçoam os processos internos (criando ações padronizadas para terem maior controle, visibilidade e transparência), revisam e ajustam as políticas de viagem tentando unir a economia de custos e a satisfação dos viajantes, procuram comunicar as regras de forma clara, mantendo a equipe toda informada. Além disso, cada vez mais participam ativamente de eventos da indústria para adquirir conhecimento, e conversam com outros gestores para trocarem experiências e melhores práticas”, explica Eduardo Murad, diretor comercial para a América Latina da HRS.

E assim como os gestores fazem a sua parte, os viajantes também precisam dar sua contribuição para que uma viagem a negócios seja bem-sucedida do início ao fim. O primeiro ponto que Murad cita é que os viajantes devem entender as políticas de viagens de sua empresa, uma vez que elas foram desenvolvidas para eles. “Saiba onde buscar essas informações e as deixe em um local de fácil acesso para consultar sempre que precisar”, orienta o executivo.

Depois de entender as políticas, o viajante deve cumprir as regras. Sobre isso, Murad esclarece que, por mais simples que o processo de viagem possa parecer, ele envolve diversas instâncias dentro da empresa. “Qualquer item fora do previsto poderá acarretar em um gasto maior de tempo, recursos e para os colegas”, avisa.

Outra dica é fazer reservas de hotéis no canal preferencial para ajudar no “duty of care”, que é a parte do trabalho que trata da preocupação e da responsabilidade da empresa com os funcionários em caso de viagens corporativas. “Assim, o gestor de viagens tem a visibilidade de onde estão todos os colaboradores no momento que precisar, ficando mais fácil dar o suporte durante a viagem, além de auxiliar na negociação das tarifas corporativas da sua empresa para o ano seguinte”, explica.

O diretor também destaca a estratégia de “gamificação”, que consiste em usar dinâmicas de jogos para engajar pessoas, resolver problemas e melhorar o aprendizado. E para o viajante, sua dica é clara: “quanto mais dentro das regras estiver, mais os benefícios aparecerão”.

Participar de treinamentos, estar a par das informações enviadas pela equipe de gestão de viagens, dar feedback construtivo das viagens e responder os questionários de satisfação dos hotéis são as últimas orientações do diretor.  “Se seguir assim, os viajantes conseguem ajudar e muito a vida dos gestores de viagens”, finaliza o diretor.