Controle de estoque

O que levar em conta ao realizar o armazenamento de produtos em um hotel

O bom desempenho financeiro de um meio de hospedagem está diretamente ligado à gestão eficiente no setor de estoque e de compras. Além de ser uma parte importante do orçamento do hotel, que por vezes chega a 20% das despesas totais, falhas nesse processo podem causar a insatisfação dos clientes, pela falta de determinados produtos ou mesmo provocar prejuízos econômicos ao empreendimento, caso haja desperdício de artigos.

Para evitar essas situações, é preciso entender a demanda de cada unidade a partir do estudo de entrada e saída dos produtos e de suas variáveis. Ao fazer este planejamento, o hoteleiro deve levar em conta fatores como a taxa de ocupação, a localização do empreendimento em relação aos centros de abastecimento, o tempo de entrega e o espaço físico necessário para a estocagem.

Maurício Galhardo, consultor financeiro da Praxis Business, empresa especializada em gestão, detalha como o dimensionamento do estoque interfere no sucesso de um negócio. “Se as compras excederem a demanda, pode haver perda de dinheiro com o vencimento ou a não utilização de produtos. E se for aquém, você vai deixar de atender a necessidade do cliente, e essa impossibilidade de venda gera uma imagem negativa para o local”, afirma. 

O especialista explica que outro ponto importante nessa logística é entender o volume e a frequência de uso, permitindo assim a reposição adequada no estoque. Galhardo acredita que a proximidade com o cliente é a melhor forma de avaliar esses elementos. “Detectar as necessidades dos consumidores facilita o planejamento do que comprar e da periodicidade ideal. Ao traçar a expectativa de saída, o gestor deve estar atento à sazonalidade do negócio – já que o público pode variar conforme a época ou até os dias da semana -, à capacidade do estoque e ao tempo de reposição, levando em conta a antecedência necessária para obter os itens antes de se esgotarem”, ressalta.

Na opinião de Fabiano Nagamatsu, consultor do Sebrae-SP, a gestão de estoque também pede uma análise do mercado no qual o negócio está inserido. O profissional destaca como os fatores externos podem influenciar no departamento de Compras da empresa. “É indicada a realização de um estudo para estimar a demanda de acordo com os determinados períodos, além de uma pesquisa de preços para nivelar os valores praticados no mercado regional. Há, inclusive, softwares que fazem esse controle de viabilidade, examinando a capacidade financeira do empreendimento”.

A elaboração de uma lista variada de fornecedores também contribui para o abastecimento das empresas. O consultor afirma que trabalhar com mais parceiros traz maior segurança aos negócios. “Além do poder de barganha, ao lidar com variados fornecedores você tem grande chance de evitar imprevistos com prazos de entrega. Existem ainda modelos de sistemas integrados nos quais o fornecedor monitora a saída dos produtos e, ao verificar que está no limite de segurança, já aciona a produção e a entrega dos itens”.

Diferenças no departamento

A formatação dos estoques vai variar conforme a estrutura de cada meio de hospedagem. Enquanto no hotel Go Inn Jaguaré, instalado na zona oeste de São Paulo, são aproximadamente 500 produtos estocados, no resort baiano Costa do Sauípe são até 1,7 mil itens ativos armazenados durante épocas de alta ocupação.  

Adrianna Clarim, gerente geral da unidade paulistana que dispõe de 241 apartamentos, explica que as compras são feitas de acordo com a demanda do período, havendo dias separados para a aquisição de cada tipo de produto, como secos, de limpeza e de escritório. “Possuímos cerca de 50 fornecedores. A seleção é feita através de cotação na qual são escolhidos os três fornecedores com o melhor preço, prazo de entrega e a melhor data de faturamento, mas essa dinâmica pode variar de semana a semana”.

A gestora frisa que o controle do estoque é feito através de contagens quinzenais, para conferir se o saldo no sistema interno é o mesmo do físico. Neste mesmo programa, que contém a relação de todas as mercadorias presentes no almoxarifado, cada departamento efetua as requisições dos produtos que precisam ser comprados. “Após as solicitações serem atendidas, é realizada a baixa no sistema, para que o item possa ser alocado no custo correto”, diz Adriana.

Atualmente, o estoque do Go Inn Jaguaré equivale a 7,5% da receita, com índice de perda de 2% a 3%. “Para uma gestão do estoque eficaz é necessária uma equipe de controladoria eficiente e que se tenha muito conhecimento da organização necessária para o bom funcionamento dos departamentos de Compras e Almoxarifado”, conclui a gerente.

Já no empreendimento baiano, que possui 1.564 quartos, divididos em cinco hotéis e cinco pousadas, o estoque é dividido em dois setores diferentes: o primário, onde ficam armazenados os produtos destinados aos clientes, e o secundário, que atende a demanda dos departamentos internos da unidade. Leonardo Guimarães Figueiredo, gerente de Suprimentos do local, revela como é feita a administração do setor.

“Definimos grupos e subgrupos de produtos, como manutenção, alimentos, bebidas e diversos, para então determinar estoques mínimos de acordo com análise de durabilidade dos itens e histórico do setor. Consideramos a previsão de consumo informada pela equipe de Alimentos e Bebidas, definimos o estoque de segurança para cada artigo, considerando a sazonalidade e prazo de entrega do fornecedor e analisamos a capacidade de armazenagem, para então delimitar o ponto de reabastecimento”.

Atualmente o complexo negocia com cerca de 500 fornecedores e 65% do volume de compras é destinado para a área de Alimentos e Bebidas. Os gastos do setor equivalem, em média, a 22% das despesas do hotel, variando conforme a ocupação. “Em geral trabalhamos com estoque para quinze dias, mas existem pedidos diários (hortifrutis); semanais (proteínas, laticínios e bebidas); e quinzenais, (alimentos secos e diversos)”, explica Figueiredo.

Segurança alimentar

Além de lidar com todas essas questões inseridas no processo de entrada e saída de artigos, os profissionais da área de estoque também devem se preocupar com a conservação adequada dos produtos alimentícios. Não são raros os casos de doenças relacionadas com a ingestão de alimentos contaminados, devido à falta de higiene no manuseio ou pelo armazenamento impróprio dos itens.

As boas práticas para garantir a segurança dos alimentos envolvem transporte, manipulação e estocagem correta dos artigos. De acordo com a bióloga Telma Galle, diretora da Liner Consultoria, a atenção deve começar no momento da compra.

“Indicamos sempre a escolha de fornecedores idôneos, que estejam registrados em algum órgão competente, como o Ministério da Saúde ou da Agricultura. Ao receber o produto no estabelecimento, é preciso conferir se o veículo está limpo e na temperatura indicada para o transporte da mercadoria. Se houver irregularidades, por lei o cliente pode inclusive devolver a compra”, detalha a consultora.

Segundo Telma, a legislação nacional autoriza a devolução da mercadoria em casos de danos ou rasgos na embalagem, ou ainda quando o prazo de validade estiver vencido.

Outro fator destacado pela especialista é a disposição do espaço onde ficam armazenados os alimentos. A dica da consultora é que quanto mais organizado o local, mais fácil de manter as regras para a conservação adequada dos produtos.

“A distribuição tem que ser pensada no giro de produto, igual ao armário de casa, levando em conta o chamado PVPS – primeiro que vence, primeiro que sai. Os itens nunca devem ter contato direto com o chão nem com as paredes, sendo colocado sobre prateleiras ou pallets, facilitando a limpeza e a circulação de ar no espaço. Vale ressaltar também que os produtos alimentícios devem ser estocados separados dos químicos”, destaca Telma.

Além disso, é importante deixar a identificação que consta no rótulo do produto, mesmo com a transferência do conteúdo para outra embalagem. A consultora recomenda a transcrição dos dados essenciais para sua conservação, tais como o prazo de validade após aberto e a temperatura de armazenamento.

 

Deixe uma resposta