Eventos: como ganhar eficiência

Infraestrutura e apoio logístico podem ser determinantes na escolha dos organizadores

Tecnologia, decoração, catering, transporte e sonorização são apenas cinco da extensa lista de itens que estão por trás da organização de um evento. Aos hotéis, mesmo quando não envolvem a hospedagem dos participantes, esse tem sido um nicho em que vale a pena investir. Mas quando a maioria dos empreendimentos atenta apenas para a qualidade da infraestrutura, é hora de repensar a estratégia e sair na frente, antecipando-se às necessidades do organizador.

Raphael Sanches, diretor comercial da Power Travel, utiliza hotéis em 70% dos eventos que organiza e diz que embora a maioria ofereça instalações adequadas e boa infraestrutura de hospedagem, não há dois resultados iguais na finalização. “Já perdi um cliente de sete anos por conta de falhas no atendimento de um conhecido resort no litoral fluminense”. Hoje se diz mais cuidadoso em delegar ao hotel a responsabilidade na escolha dos parceiros. “É claro que em um item como transporte, por exemplo, a indicação de um fornecedor que esteja mais próximo da localidade em que o evento será realizado – quando fora da base dos participantes, por exemplo – será sempre a solução mais adequada. Eles conhecem melhor a legislação local, sabem caminhos alternativos e esses aspectos compensam o custo adicional acrescido ao orçamento do cliente”, afirma.

Renato Albertino, gerente de Eventos, Lazer e Incentivo da Tivolitur Soluções em Viagens, apresenta um índice ainda maior na utilização de empreendimentos hoteleiros em seus eventos – de 85% a 90%. “Como somos uma agência com foco corporativo, 99% dos meus eventos envolvem esse público, e cerca de 60 % deles só usam as salas, exceto quando a logística exige o deslocamento de equipes ou clientes das empresas atendidas”, conta.

Entre os itens já anteriormente mencionados como serviço agregado que o hotel pode oferecer quando recebe um evento, Renato acrescenta até mesmo a indicação de palestrantes ou diferenciais simples, como a oferta de transfer gratuito a partir de/para os aeroportos. “É comum os hotéis divulgarem e oferecerem os serviços de terceiros como forma de agregar valor à cotação, e dependendo do serviço é sim uma vantagem, pois geralmente os seus fornecedores já conhecem bem o local, o que minimiza as chances de erro durante a execução dos trabalhos”, pondera o organizador, que no entanto lembra a importância da avaliação do custo/benefício da intermediação . Muitas vezes sai muito mais caro para o cliente final”.

Wires Ferreira Cândido, diretor da MM Assessoria, tem 100% do seu foco no atendimento do segmento corporativo e demanda, em média, 15 eventos mensais e todos envolvem o aluguel de salas mais hospedagem, ainda que seja para um único convidado ou participante do evento, como o palestrante, na maioria das vezes. “Quando o hotel não dispõe dos serviços adicionalmente envolvidos é ótimo que o gerente de eventos ou da conta possa, já na proposta de captação, indicar os parceiros, o que nos facilita, e muito, os trâmites para a execução do evento. É ótimo quando conseguimos fechar toda a negociação sob um mesmo contrato”, afirma.

Flexibilidade e foco no core business

Recém saído de um retrofit que durou três anos, o Radisson Faria Lima, na capital Paulista, não faz distinção entre eventos com e sem hospedagem e oferece uma estrutura que pode abrigar desde um evento que reúna apenas dez pessoas em torno de uma mesa a um brunch social para 100 convidados quase improvisado no terraço do hotel, como conta a gerente-geral, Leandra Gallo. “Na visita de prospecção do evento, coordenado por uma banqueteira e sua equipe, mostramos todas as nossas instalações, mas quando ela viu o terraço acabaram-se as dúvidas”, conta, lembrando desafios como, por exemplo, fazer com que toda a comida fosse transportada do andar térreo, em tempo hábil para atendimento de todos os convidados e na temperatura adequada, sem mencionar a temporária interdição do espaço para os hóspedes regulares.

Rafael Caron Gomes, gerente de Vendas da administradora do hotel, a Atlantica Hotels, credita o sucesso que o hotel alcança junto ao público corporativo à flexibilidade da equipe de eventos – em que se inclui um coordenador e dois assistentes – e à nova configuração do espaço após a reforma capitaneada pelo Estúdio SB Arquitetura. A modernização inclui mais pontos de conexão no business center, e a ampliação no número de salas moduláveis, que juntas dobraram de 100 para 200 lugares a capacidade de atendimento a eventos, quando em formato auditório. “Ainda assim, muitas vezes os eventos demandam salas de apoio e havendo disponibilidade desmontamos os apartamentos, o que também entra como receita adicional”, informa Rafael. “Outro diferencial nosso é a qualidade e variedade de equipamentos disponíveis – todos próprios -, sendo este um item em que já investíamos antes mesmo do retrofit”, completa a gerente-geral.

Nem mesmo a terceirização da área de A&B, no caso para o grupo Badebec, é entrave para o atendimento de solicitações mais inusitadas, como de um grupo de incentivo que se hospedará durante a Copa e já antecipou a solicitação de um kit com itens básicos de alimentação nos dias em que não sobrará tempo para o café da manhã no restaurante. “Junto com o Badebec desenvolvemos um kit que atenderá perfeitamente as necessidades do grupo”, afirma Rafael.

Outro hotel que adequou sua estrutura para atendimento pleno dos organizadores de eventos é o Sofitel Guarujá Jequitimar, no litoral paulista, que diferentemente dos hotéis urbanos só sedia eventos atrelados à hospedagem. “Focamos nossos diferenciais na personalização do atendimento”, como destaca a diretora de Vendas, Ana Paula Volpon Roman. Uma vez contratado para a realização de um evento, o organizador passa a ser atendido por um Inspired Meeting Planner, um profissional que acompanhará todos os detalhes do contrato, desde a concepção até os mínimos detalhes da execução. “Todo e qualquer pedido será centralizado nesta pessoa-chave que irá personalizar o atendimento, assim como as etapas do evento”, explica a executiva. Além da infraestrutura das salas – 11 ao todo, com capacidade individual para 250 pessoas e máxima para até mil, em formato auditório – , o evento pode ser ‘recheado’ com uma série de atividades ou tematizações. “O Inspired Meeting Planner identifica as necessidades e objetivos do evento e oferece um plano sob medida para cada cliente”, conclui.

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